Gérer le temps en réunion

Selon l’étude du cabinet Perfony, en moyenne, un cadre passe 16 ans en réunion dans toute sa carrière. Temps inutile, temps perdu, temps gâché ?
Nous allons étudier la question en 3 points : le trop-plein de réunions à la française, le coût exorbitant des réunions et les raisons pour lesquelles on y perd son temps.

Qu’est-ce que le time boxing ? La garantie de terminer vos réunions à l’heure.
Le luxe de faire des réunions plus courtes parce que vous aurez rationnalisé le temps. Rappelez-vous la loi de Parkinson qui veut qu’une réunion s’étende dans le temps qui lui a été imparti. Vous avez prévu 1h, la réunion utilisera 1h pour quelque chose qui aurait pu être mené en 45 minutes. Le time-boxing consiste à bien séquencer vos réunions.

Vous estimez qu’il faut être un surhomme pour animer des réunions ?
Vous craignez qu’on vous dise que la réunion n’a pas été utile, ou a été ennuyeuse ou pire encore, que l’animation n’était pas à la hauteur ?
Une solution : couper l’éléphant en morceau et déléguer.
Appuyez-vous sur l’équipe pour répartir les rôles en réunion afin que vous n’ayez pas à faire le grand écart en permanence.
Nous allons voir les différents rôles délégués : gardien du temps, scribe, pousse-décision, distributeur de parole, expert, … etc

Comment éviter l’endormissement en réunion ?
Comment faire en sorte de ne pas perdre les 50% des participants qui avouent traiter emails, sms et autres dossiers lors des réunions ?
Voici les 4 conseils : alterner, mettre du rythme, mettre du visuel et rendre ludique la réunion.